Dématérialisation, informatisation, numérisation, digitalisation, comment faire la différence ?

Ces termes vous paraissent peut-être similaires, la confusion est souvent bien présente entre ceux-ci, pourtant il est nécessaire de bien différencier ces éléments afin de comprendre de quel procédé il s'agit. 

1) La dématérialisation

La dématérialisation est un processus complet pensé dès le départ comme tel. Cela représente un ensemble de tâches/opérations effectuées par une personne ou un groupe de personnes. Ce qui implique par exemple des signatures numériques, un traitement informatisé d'une opération etc.

Parler de dématérialisation ce n'est pas évoquer "un support". C'est tout un cheminement qui implique qu'une entreprise utilise des moyens informatiques pour l'ensemble de ses opérations. L'objectif est alors de décharger l'entreprise d'un maximum de documents papiers et d'avoir une vision digitale.

Pour illustrer :

Une entreprise ne souhaite plus envoyer de factures papier aux clients avec qui il elle a un accord de vente. Étant donné que les factures mettent du temps à parvenir aux uns et aux autres, cette entreprise souhaite gagner en rapidité. Elle décide donc de dématérialiser ses factures et ses signatures.

2) L'informatisation

Ensuite penchons-nous sur l'informatisation, c'est également une opération de conversion d'une entreprise ou organisation mais cette fois-ci vers l'informatique. À notre époque la plupart des organisations sont informatisées. Il est très rare de voir une entreprise qui ne dispose d'aucun système informatique.

C'est-à-dire quelles disposent :

• D'ordinateurs fixes ou portables ;
• De tablettes ;
• De caisses enregistreuses automatisées ou informatisées ;
• De moyens de paiement comme des TPE ou des bornes sans contact ;
• …

3) La numérisation

Poursuivons avec la numérisation, ce terme est souvent confondu à tort avec la digitalisation. C'est une transformation d'un document papier en support numérique. Cela facilite le partage de ces documents et également l'accès en ligne ou hors ligne. Pour simplifier, ce procédé peut s'apparenter au fait de "scanner" un document. 

Grâce à la numérisation, toutes les personnes ayant accès au document peuvent le visualiser sur un ordinateur, téléphone tablette ou autres. Sans cette transformation, il était indispensable de faire des copies pour ne pas perdre les supports initiaux. La numérisation permet de conserver la version originale ou vierge de tout types de documents.